転職を決め、退職する意思を固めたとき、悩むのが会社側への切り出し方です。
いきなり人事部に退職届を提出するようなことはしてはいけません。
まず伝える相手は直属の上司です。きちんとマナーを守り、手順を踏んで円満退職を目指しましょう。
転職する時の退職を切り出すタイミングは
退職しようと決めたとき、多くの人が迷うのが会社側への切り出し方でしょう。
「どうせ辞めるんだから」とばかり、タイミングも考えず切り出すのは良くありません。
会社側ともめてスムーズに辞めにくくなったり、辞める日まで気まずい雰囲気のなかで働かなければいけなくなったりする恐れがあります。
ここでは、退職の切り出し方について、理想的なタイミングや方法、注意すべきポイントなどを説明します。
退職は一般的に1～2ヵ月前に上司に切り出す
法律上は、退職を希望する場合は2週間前に申し出れば良いとされています。
たとえば、かりに「今月いっぱいで辞めたい」と思ったら当月の15日ごろまでに伝えれば良いわけです。
とはいえ、正社員が1人辞めるとなるとさまざまな手続きが発生するうえ、業務の引継ぎも行わなければなりません。
さらに、たまった有給があれば、退職前に消化もしておきたいものです。
その点を考えると、退職希望日の2週間前に申し出るのはあまりに余裕がないでしょう。
なるべく円満に、会社側への迷惑も極力少ない形で辞めるためには1～2カ月前までに申し出ることが望ましいです。
遅くとも1カ月前には伝えましょう。
就業規定で決まっている場合はそれに従います。
ただし、すでに転職先から内定を得ていて入社日も決まっている場合は、ぐずぐずしていると双方に迷惑をかける事態になりかねなため、一刻も早く伝えることが必要です。
退職を切り出すときの5つの注意点
退職を伝える際は、切り出し方にも注意が必要です。
ここでは、誰にどのように伝えるか、何を確認すべきかといった、切り出し方に関する注意点について紹介します。
いきなり人事ではなく直属の上司に退職を切り出す
切り出し方のポイントとして、最初に誰に伝えるべきかについて説明しましょう。
最初に意思を伝える相手は、直属の上司が適切です。
上司を飛ばしてさらに上の役職者や人事部などに伝えるのはおすすめできません。
部下を管理する立場にある上司を飛ばしてほかに伝えることは、その上司の体面を傷つけることになりかねないからです。
なかには、「上司の態度がひどいことが退職理由」のケースもあるでしょう。
それでも、組織に属している以上は筋を通すことが大切です。
「上司が大嫌い、顔に泥を塗ってもいい」と感情のまま行動を起こし、上からにらまれたりもめたりすると、退職の日まで嫌味をいわれたり大切な連絡が回ってこないなどの嫌がらせを受けたりしかねません。
入社まで知らなかったものの、転職先の会社と現職の会社に意外なつながりがあり、新しい職場での仕事がやりづらくなるといったケースも考えられます。
退職の順序を踏むことは、今後の自分の立場を悪くしないために必要なことです。
上司にアポをとって時間を作ってもらう
切り出し方のポイントその2は、「落ち着いて話せるよう上司に時間をとってもらう」ことです。
業務中に、いきなり上司に「退職します」と話しかけてはいけません。
タイミングを見計らって「今後についてお話がありますので、少しお時間をとっていただけますでしょうか」と伝えましょう。
話しかけるタイミングがないのであれば、メールなどでも構いません。
引き止められた場合を想定して内容を考えておく
切り出し方のポイントその3は「引き止めにあったときの対応を想定しておく」ことです。
退職したいと伝えると、その理由を聞かれるでしょう。
このとき、「～～の点が納得できないので辞めます」といった後ろ向きな理由を述べると「ではその点については改善するから、退職はとりやめてほしい」と引きとめにあう可能性が高いです。
引き止めを回避するには、「○○の資格を活かした業務がしたいが現職では無理なため」「学生のころから夢だった海外留学に行くため」など、今の職場にいてはかなえられない理由を述べる切り出し方が効果的です。
とはいえ、虚偽の内容を述べるのはやめましょう。
嘘が発覚したときにもめる可能性があります。
なお、もし上司がかたくなに退職を拒否してとりあわないようであれば、その上の上司や人事部に相談して構いません。
引継ぎにかかる時間を把握しておく
切り出し方のポイントその４は、業務の引継ぎについてです。
自分が担当していた業務は、責任をもって後任に引き継ぐ必要があります。
業務内容をすべて洗い出し、どのくらいの時間があれば問題なく引き継げるかを考えましょう。
後任者にも担当の仕事があるため、引継ぎにばかりかかっていられません。
余裕をもったスケジューリングをすることが大切です。
後任者があとで見返せるように、業務内容を文章化しマニュアルを作っておくとより良いでしょう。
有給消化について確認する
切り出し方のポイントその5は、残った有給休暇をどう消化するかについてです。
消化しきれずに有給休暇が残っている人もいるでしょう。
その場合は、引継ぎ期間と有給休暇の残日数を考えて退職日を考えます。
有給がたくさん残っているからといって、退職の意思を伝えた日から退職日まで1日も出社せず休み続けるのは避けましょう。
有給休暇の申請は正当な権利ですが、労働者側にも会社の信頼を裏切らないよう行動する義務があり、残った業務や引継ぎを放り出して休むことはできません。
有給休暇の消化日数と業務の引継ぎにかかる日数とをきちんと計算して退職日を決めることが大切です。
上司以外の相手に退職を切り出すタイミングはいつがいい？
退職を最初に伝えるのは直属の上司です。
それでは、同僚や取引先など、上司以外に伝えるのはいつが良いのでしょうか。
仲のいい同僚にも退職日が決定してから切り出す
退職の決意をかためたとき、最初に仲の良い同僚に伝えたい人もいるでしょう。
しかし、それは悪手です。
同僚がほかの人に話してしまい、噂が広まる恐れがあるからです。
「会社や上司に不満を持っていたらしい」など勝手な憶測をされることもあるでしょう。
同僚に退職したことを伝えるのは、どんなに信頼している相手でも、退職を上司に伝えて完全に了承されてからにしましょう。
取引先など社外の相手には引継ぎ担当者が決まった段階で切り出す
退職する際は、お世話になった取引先など社外の人にも連絡する必要があります。
転職先でも縁あって仕事をする可能性もあるため、最後に印象を損ねないよう、きちんと挨拶をかねて連絡しておきましょう。
タイミングとしては、すでに社内全体に退職を伝え、引継ぎすることも決まった段階がベストです。
退職日の2～3週間前が良いでしょう。
後任の担当者を紹介する必要もあるため、顔を合わせて挨拶できることが望ましいですが、難しければメールでも構いません。
切り出し方としては、以下のような内容で良いでしょう。
「件名：退職のご挨拶 【○○株式会社 田中】
お取引先各位
いつもお世話になっております。○○株式会社の田中です。
このたび、一身上の都合により〇月〇日をもって退職することとなりました。
在職中は大変お世話になり、誠にありがとうございました。
本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールになりましたことお詫び申しあげます。
後任は同じ部署の佐藤が担当させていただきます。
後日、改めて佐藤とご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願いいたします。
最後になりましたが、皆様の発展を心よりお祈り申しあげます。」
家族には早い段階で退職の意思を切り出す
家族のなかでも特に配偶者に対しては、退職が決まった時点ではなく、検討し始めた時点で話すようにしましょう。
配偶者は生活をともにする大切なパートナーです。
転職は人生においてもかなり大きな出来事であり、収入やライフスタイルにも影響することから家族の生活にもかかわってきます。
そのため、なるべく早く相談して了解を得ておくことが大切です。
切り出し方のポイントとしては、一方的に「今の仕事を辞めて転職することにしたから」と告げるのはやめましょう。
どうして転職したいのかを具体的かつ丁寧に話し、悩みや不安、辛さを共有してもらえるよう努めます。
転職することで収入や勤務条件、精神的・体力的な辛さなど、何がどのように好転するかを具体的に話せば理解を得やすいでしょう。
円満退職にするために退職を切り出してからやるべきこと
退職日までにはすべきことがたくさんあります。
円満に退職するためにも、余裕をもってスケジューリングしましょう。
主なすべきことは以下のとおりです。
- 退職日までにやることのチェックリストをつくる
- お世話になった方々への挨拶を忘れずに
- 会社の返却物や私物を整理する
- 最後まで責任感をもって仕事をする
それぞれ見ていきましょう。
退職日までにやることのチェックリストをつくる
頭のなかで「あれこれももやらなけば」と考えていても、たくさんあるとつい抜けや漏れが発生するものです。
そのため、まずはチェックリストを作成して「見える化」しましょう。
退職までのおおまかな流れは次のようになります。
- 退職の意思を伝え了解を得る
- 退職日の調整・決定
- 退職届の作成・提出
- 必要書類の提出などの手続き
- 取引先への挨拶
- 引継ぎ資料の作成、実際の引継ぎ
- 社内への挨拶
- 貸与品の返却と私物の整理
それぞれの項目に関してより細分化してリストを作成し、1つクリアするごとにチェックしていきましょう。
お世話になった方々への挨拶を忘れずに
社会人のマナーとして、仕事上でお世話になった人には社内外問わず、挨拶するようにしましょう。
社外の方に対しては、引継ぎが決定した退職日の2～3週間前に退職の報告をかねて挨拶をします。
直接述べるのが丁寧ですが、メールでも問題ありません。
社内の人に対しては、会社から退職の周知があったあとに、これまでお世話になったお礼を述べ、退職日までよろしくお願いしますと挨拶しておきます。
そのうえで、退職日当日に重ねてこれまでのお礼と今日が最後である旨を伝える挨拶をすることが一般的です。
送別会が開かれる場合は、そのとき挨拶し、さらに個人的にお世話になった方には個別に挨拶しておくと良いでしょう。
会社の返却物や私物を整理する
退職する際には返却すべきものがたくさんあります。
うっかり返却を忘れると、あとで返しに来なくてはなりません。
そうならないように、荷物は丁寧に整理して返却すべきものはすべてきちんと返すようにしましょう。
たとえば、以下のようなものです。
- 社員証、社章バッジ、入館証など
- 名刺
- 会社の経費で購入したもの
- 健康保険被保険者証
制服に関しては、クリーニングして後日会社に返却することが一般的です。
自分が使っていたデスクやロッカーはきれいに掃除し、私物は忘れず持って帰りましょう。
最後まで責任感をもって仕事をする
円満退職をするためには、切り出し方はもちろん、最後まで気を抜かず業務を遂行することも重要です。
辞めることが決まったからと、あからさまに仕事の手を抜いては周囲は良い気持ちにならないでしょう。
「もう辞めるからなんと思われてもいい」と考える人もいるかもしれません。
しかし、転職先でまた関りあう可能性もあり、人間関係はどこでどうつながっているかわらないものです。
最後まで気を抜かず、責任感をもって仕事に取り組みましょう。
終わり良ければすべてよし！円満退職をして次のステップへ！
退職を決めたとき、悩むことの1つが会社側への切り出し方です。
切り出し方やタイミングが悪いと、こじれたりもめたりするもとになりかねません。
会社側にも業務を調整する都合があるため、繁忙期を避け、退職日の１～2カ月前には伝えることが大切です。
まずは直属の上司に時間をとってもらい、落ち着いた環境で退職の意思を伝えます。
業務の引継ぎと有給休暇の消化期間を考慮して退職日を決めましょう。
辞めることが決まっても、最後まで気を抜かず業務に励むことも重要です。
気持ちよく円満退職して次のステップへと進みましょう。
